BESCHLUSSVORLAGE - BM-IT/0004/2024

I. SACHVORTRAG:

Die Stadt Garching b. München beabsichtigt an ihren Standorten das Papier-Output-Management für die Bereiche Kopieren, Drucken und Scannen technisch und wirtschaftlich zu optimieren.

Dazu wird mit einer Beraterfirma die IST - SOLL Situation betrachtet, ein Pflichtenheft erarbeitet und eine europaweite Ausschreibung durchgeführt. Die aktuelle Auftragswertschätzung beläuft sich auf 339.953 Euro inkl. MwSt. für einen Vertrag über 5 Jahre.

Der aktuelle Vertrag aus dem Jahre 2020 läuft noch bis zum 31.08.2025 und beinhaltet derzeit 180 Kopier-, Druck-, Fax- und Scan-Systeme in 4 verschiedenen Leistungsklassen. Es ist wieder vorgesehen eine Vertragslaufzeit von  60 Monaten zu vereinbaren.

Zusammen mit der Beraterfirma und den einzelnen Fachbereichen im Rathaus, sowie Außenstellen und Schulleitungen wurden die aktuellen Anforderungen für die künftige Druck-, Kopier- und Scantechnik erarbeitet und ein neues Soll Konzept erstellt. An den einzelnen Standorten wurden im Rahmen dieser Gespräche, die Anzahl der Geräte, soweit möglich reduziert. Das aktuelle Soll Konzept umfasst jetzt 105 Geräte.

Anzahl der Geräte:

	Neu	Bisher
Grundschule West	11	17
Grundschule Ost	8	12
Grundschule Hochbrück	4	8
Mittelschule	10	32
Rathaus	42	74
Außenstellen	30	37
Gesamt	105	180

 

In den Außenstellen (Kitas, Bücherei, Bauhof, Sportstädten, Feuerwehr, Kläranlage, Seniorentreff) kann die Anzahl der Geräte nur gering vermindert werden, da oftmals nur ein Gerät pro Einrichtung vorhanden ist.

 Eine Angebotsauswertung erfolgt durch die Beraterfirma nach den Wichtungskriterien Gesamtkosten, Technik, Teststellung Technik und Teststellung Software-Netzwerk Lösung.

II. BESCHLUSSVORSCHLAG:

 

 Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt den Sachvortrag zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung mit der Durchführung des Vergabeverfahrens. Gleichzeitig wird der Erste Bürgermeister zum Abschluss sämtlicher (mit dieser Ausschreibung in Verbindungen stehenden) Verträge ermächtigt.