BESCHLUSSVORLAGE - GB II/323/2018

I. Sachvortrag:

In der Stadtratssitzung am 15.02.2012 ist folgender Beschluss gefasst worden.

Ist-Stand:

Im Jahr 2012 befand sich die EWG in einer wirtschaftlich schwierigen Situation. Um den Stadtrat in die EWG-Entscheidungsprozesse besser einbinden zu können, ist seinerzeit vereinbart worden, dass dieser 2 Vertreter benennt, die als Gast an den Versammlungen teilnehmen können.

Diese Regelung hat die Einbindung des Stadtrats in das Projekt der EWG nicht verändert. Stadträte sind in ihrem Abstimmungsverhalten nicht weisungsgebunden.

Ausgangslage:

Gesellschaftsvertrag der Energie-Wende-Garching-GmbH & Co. KG

§ 7 Organe

Organe der Gesellschaft sind die Komplementärin als Geschäftsführerin sowie die Gesellschafterversammlung.

Gesellschaftsvertrag der Energie-Wende-Garching-Verwaltungs-GmbH

Der GmbH-Vertrag sieht als Organ der Gesellschaft die Gesellschafterversammlung vor.

Gesellschafterversammlungen sind grundsätzlich nichtöffentlich.

An den Gesellschafterversammlungen nimmt der Erste Bürgermeister teil. Sofern im Rahmen der Entscheidungsprozesse Stadtratsbeschlüsse herbeizuführen sind, erfolgt dies auf Grundlage der Geschäftsordnung. Im Vertretungsfall der Gemeinde handelt ausschließlich der Bürgermeister (ggf. seine Vertreter) weisungsgebunden.

Die Gesellschafterin Stadt hat in den Versammlungen 1 Stimme.

Kommunalrechtliche Möglichkeit: Referenten des Stadtrats

Stadträtin Tschuk und Dombret sind derzeit entsandte Vertreter des Stadtrates in die EWG.

Hierbei sollen Sie als Gäste in der Gesellschafterversammlung ein Kontrollfunktion ausüben und dadurch sicherstellen, dass die Interessen der Stadt Garching gewahrt werden. Die Stadträte bemängeln, dass sie eine Kontrollfunktion ohne Akteneinsicht, die Ihnen als Gäste nicht zusteht, nicht ausüben können. Sie streben nun die Entscheidung des Stadtrates an,

ob

1)      nur eine oberflächliche Kontrolle durch Teilnahme an der Gesellschafterversammlung angestrebt wird oder ob

2)      diese z.B als Referenten mit umfassenden Kontrollfunktionen ausgestattet werden soll.

Grundsätzlich steht dem Stadtrat als Kollegialorgan, nicht jedoch einzelnen Stadtratsmitgliedern, eine umfassende Überwachungsbefugnis gemäß Art 30 Abs. 3 GO zu und umfasst das Recht die gesamte Gemeindeverwaltung zu überwachen. Diese Befugnis kann der Stadtrat jedoch im Einzelfall oder für bestimmte Aufgabengebiete gemäß Art. 46 Abs. 1 Satz2 GO auf ein Gemeinderatsmitglied übertragen und z.B. Referenten benennen.

Die Benennung der Stadträtin Tschuk und des Stadtrates Dombret zu Referenten würde jedoch auf Grund gesellschaftsrechtlicher Bestimmungen des § 51 GmbHG nicht zielführend sein. Eine Informationsanspruch steht nach den spezialgesellschaftlichen Regelungen des GmbHG nur dem Gesellschafter zu.

Demnach hat ein Gemeinderatsmitglied keinen eigenen Anspruch auf Informationserteilung in einer GmbH, selbst dann nicht, wenn dieses auf Grund eines Gemeinderatsbeschlusses zur Stimmausübung in der Gesellschaft bestellt wurde, denn es mangelt ihm trotzdem an der anspruchsbegründenden Voraussetzung der Gesellschafterstellung.

Die verwaltungsgerichtliche Rechtsprechung kompensiert das Fehlen des eigenen Einsichtsrechts eines Stadtratsmitgliedes mittels eines Auskunftsanspruchs des Gremiums gegen den Bürgermeister, der die Kommune als Gesellschafterin vertritt. Der Umfang der Auskunftspflicht wird an dieser Stelle nicht thematisiert, da es für die Frage, ob Referenten zu bestellen sind, unerheblich ist-

Folglich könnte durch die Benennung von Stadträten als Referenten das Ziel der direkten Akteneinsicht nicht erfüllt werden.

Da der Stadtrat Auskunft vom Bürgermeister verlangen kann, ist es aus Sicht der Verwaltung nicht erforderlich und zielführend Referenten zu benennen.

Gesellschaftsrechtliche Möglichkeit: Aufsichtsrat

In den Verträgen ist die Einrichtung eines Aufsichtsrats nicht vorgesehen. Sofern dies gewünscht wäre, hätte dies die Anpassung der Verträge zur Folge.

Weiterhin finden die Aufsichtsratsratssitzungen grundsätzlich nichtöffentlich statt. Die Teilnahme von weiteren Stadtratsmitgliedern – auch als Gäste – ist nicht möglich (Gerichtsurteil).

Stadträte sind in ihren Entscheidungen frei und können ggf. in Versammlungen, an denen sie teilnehmen, unabhängig der Stadtratsmehrheit abstimmen.

Insofern schränkt ein Aufsichtsrat die Berichtsplicht und Kontrollfunktion des Stadtrates ein. Der Stadtrat delegiert die Aufgaben an den Aufsichtsrat.

Ein Aufsichtsratsmitglied muss diejenigen Mindestkenntnisse und – fähigkeiten besitzen oder sich aneignen, die es braucht, um alle normalerweise anfallenden Geschäftsvorgänge auch ohne fremde Hilfe zu verstehen und sachgerecht beurteilen zu können (Zitat Grundsatzurteil).

Aufsichtsratsmitglieder erhalten Auskünfte auch nur, wenn diese im Einzelfall begründet sind. Im Rahmen einer Akteneinsicht bspw. ist ein Beschluss des Aufsichtsrats notwendig, der dann i. d. R. ein Mitglied beauftragt, diese durchzuführen und dem Gremium zu berichten. Die Geschäftsführung ihrerseits berichtet an den Aufsichtsrat als Gremium nicht an das einzelne Mitglied.

Der Aufsichtsrat hat als Hauptaufgabe eine Kontroll- und Steuerungsfunktion. Die entsandten Vertreter haben die Interessen des Unternehmens zu vertreten.

Weiterhin haben Aufsichtsratsmitglieder eine Holschuld. Vertiefende Unterlagen sind aktiv begründet einzufordern. Aufsichtsratsmitglieder sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Dies umfasst auch den Informationsfluss innerhalb der Fraktionen (ist im Seminar explizit behandelt worden). 

Die Verschwiegenheitspflicht gilt nicht gegenüber den Organen der Gemeinde (Stadtrat, Ausschüssen). Nachdem Aufsichtsratssitzungen nichtöffentlich sind hat dies zur Folge, dass die Berichtspflicht gegenüber den Organen auch nur nichtöffentlich sein kann.

Eine Informationspflicht unterjährig der Geschäftsführung an den Aufsichtsrat besteht nicht. Sofern dieser über die Aufsichtsratssitzung hinaus, Unterlagen und Informationen wünscht, hat ein Aufsichtsratsmitglied diese aktiv einzufordern (Holschuld).

Mit der Einrichtung eines Aufsichtsrats verändert sich die Berichtsplicht gegenüber dem Stadtrat.

Ist-Stand:

Im Jahr 2012 befand sich die EWG in einer wirtschaftlich schwierigen Situation. Um den Stadtrat in die EWG-Entscheidungsprozesse besser einbinden zu können, ist seinerzeit vereinbart worden, dass dieser 2 Vertreter benennt, die als Gast an den Versammlungen teilnehmen können.

Diese Regelung hat die Einbindung des Stadtrats in das Projekt der EWG nicht verändert. Der Stadtrat wird mindestens 2mal jährlich von der Geschäftsführung und dem Bürgermeister über den Projektstand informiert.

Die 2 Vertreter werden zu den Gesellschafterversammlungen eingeladen und erhalten die Unterlagen. Nachdem sie um vertiefende Unterlagen gebeten haben, erhalten sie zusätzlich auch die Quartalsberichte. Damit erhalten die Vertreter alle Unterlagen, die die Gesellschafter mit der Geschäftsführung zum Umfang der Berichtspflicht vereinbart haben.

Sollte es zu einer formalen Form der Teilnahme der Stadträte kommen, so ist umgekehrt auch die formale Form der Bereitstellung der Unterlagen in die Abwägung der Argumente mit zu berücksichtigen. Auch die Auswirkungen auf die Einbindung des Stadtrats sind zu berücksichtigen.

Die Einrichtung eines Aufsichtsrates ist in den Verträgen nicht vorgesehen.

Mit einem zusätzlichen Gremium entsteht auch zusätzliche Arbeit. Der Mehrwert für die Gesellschaft ist dabei offen.

Sofern sich der Stadtrat eine Änderung der Teilnahmemöglichkeit ausspricht, ist die gewünschte Änderung mit dem Mitgesellschafter zu diskutieren.

Ergänzung der Beschlussvorlage:

Die entsandten Stadträte wünschen eine Teilnahme an den Gesellschafterversammlungen sowie an den Abstimmungsgesprächen zwischen den Gesellschaftern. Letzteres ist nur möglich, sofern diese im Rahmen von persönlichen Terminen stattfinden.

Vorbereitende Termine, die auf Arbeitsebene stattfinden, sind davon ausgenommen.

Sollten auf Arbeitsebene Gesellschafterthemen vorbereitet werden, so sichert die Verwaltung zu, quartalsweise eine stichpunktartige Zusammenfassung der Themen zu erstellen, die eine Anstoßfunktion für Rückfragen bildet. Ggf. ist Fehlanzeige zu melden. Ausgenommen davon sind operative Themen, bspw. Abstimmungsgespräche Fernwärmenetzbau / Straßenunterhalt, Abstimmungsgespräche Kundenanschlüsse in kommunalen Gebäuden etc..

Die rechtlichen Vorgaben zum Akteneinsichtsrecht sind dabei zu beachten.

Die entsandten Vertreter werden zu wesentlichen Terminen eingeladen, im Rahmen derer Entscheidungen getroffen bzw. in deren Folge Stadtratsbeschlüsse gefasst werden müssen. In der letzten Legislaturperiode haben die entsandten Vertreter an den Verhandlungen zur Grundsatzvereinbarung zwischen den Gesellschaftern teilgenommen. In der bisherigen Legislaturperiode sind über die Gesellschafterversammlungen hinaus keine wesentlichen Themen zu behandeln gewesen. Daher konnte vielleicht der Eindruck entstehen, dass die Einbindung der Vertreter anders gesehen wird.

II. BESCHLUSS:

Der Stadtrat beschließt, dass die zwei vom Stadtrat benannten Vertreter, auch künftig als Gäste an den Gesellschafterversammlungen und an wesentlichen Besprechungen teilnehmen. Der Stadtrat wird wie bisher in das Projekt der EWG eingebunden.