BESCHLUSSVORLAGE - BM-IT/020/2019

I. Sachvortrag:

Die Anwendung OK.EWO ist die zentrale Software zum Betrieb des Einwohnermelde- und Passamtes im Rathaus. Diese ist seit 2004 von der AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern) hier im Einsatz. In den letzten Jahren hat sich der Aufwand für die Administration und den Betrieb dieser Anwendung erheblich erhöht, was vor allem auf ständige Änderungen der rechtlichen Vorgaben und Funktionserweiterungen in den Bereichen online-Bürgerservice und elektronische Dokumentenakte zurückzuführen ist. Dieser „Trend“ wird sich in den nächsten Jahren sicherlich so fortsetzen.

Bislang wurde die Administration durch die IT-Abteilung des Rathauses wahrgenommen. Sowohl ein Datenbankserver als auch ein sog. Applikationsserver müssen regelmäßig, meist am Wochenende wegen der zeitaufwändigen Updateprozedur, auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Als Alternative würde sich der Betrieb als Outsourcing-Variante im Rechenzentrum der AKDB anbieten. Bei einer solchen Lösung ergeben sich Einsparung bei der Serverhardware, der Programmpflege und auch der Betriebssicherheit. Ebenfalls wird der Betrieb der eGouvernmentlösung „Bürgerserviceportal“ erheblich vereinfacht, da diese dann ebenfalls direkt im Rechenzentrum der AKDB betrieben wird. Schnittstellen und Datenübertragungen durch Firewalls zwischen Portalbetreiber und Rathaus entfallen dadurch gänzlich. Dies trifft insbesondere auch auf die sog. ePayment Angebote des Bürgerserviceportals (Kostenpflichtige Auskünfte, Dokumente, Anträge, etc.) zu, welche derzeit bei uns noch nicht implementiert sind.

Der Outsourcing-Dienst der AKDB wird im Rathaus bereits seit längerem für andere Fachverfahren genutzt und man hat bisher nur gute Erfahrungen damit gemacht. So ist die Anwendung für das Standesamt (Autista) bereits seit 2008 und die Kindergartenabrechnung (AdebisKita) seit 2012 ins Rechenzentrum der AKDB ausgelagert.

Sowohl die Leitung des Geschäftsbereichs 1 als auch das Einwohnermeldeamtes stehen positiv zur Umstellung der Software in den Outsourcing Betrieb.

Die Kosten für die Auslagerung des Einwohnermeldewesens zur AKDB belaufen sich auf 1,33 Euro (Netto) je Einwohner (Berechnungsbasis derzeit 17.534 Einwohner) und Jahr bei einer Laufzeit des Vertrages von 5 Jahren.

Dies ergibt jährliche Kosten von rd. 23.320,22 Euro zzgl. MwSt. (27.751,06 Euro)

Da der Vertrag auf 5 Jahre abgeschlossen werden soll, ist eine Zustimmung des Haupt-und Finanzausschussen erforderlich.

Darin enthalten sind folgende Komponenten:

Es ist zu erkennen, die Ausgaben für die Outsourcing Bereitstellung erhöhen zwar die jährliche Rechnung. Wenn man jedoch Personal- und Betriebskosten mit einrechnet, bleiben die Gesamtkosten auf dem aktuellen Stand.

Zum zeitlichen Ablauf. Es wird angestrebt die Umstellung im Oktober/November 2019 durchzuführen, so dass zur Vorbereitung der Kommunalwahl 2020 alle Umstellungsarbeiten abgeschlossen sind. Dabei wird das Einwohnermeldeamt für etwa 2-3 Tage geschlossen werden müssen. Es kann die Zeit für notwendige hausinterne Schulung der Mitarbeiter/innen genutzt werden.

II. BESCHLUSS:

Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, zur Verlagerung der Fachanwendung für das Einwohnermeldewesen (OK.EWO) ins Outsourcing-Rechenzentrum der AKDB einen Vertrag über 5 Jahre abzuschließen.