BESCHLUSSVORLAGE - 2-UMA/107/2021

I. Sachvortrag:

1. Veranlassung

Das Einsammeln und Befördern der Abfälle wurde in der Stadt Garching bisher von der Firma Steiger vorgenommen, die auch den Auftrag dafür aufgrund der zuletzt im Jahr 2013 durchgeführten EU-weiten Ausschreibung erhielt. Die damalige Vertragslaufzeit betrug drei Jahre (1.7.2014 - 30.6.2017) mit der Option auf jährliche Verlängerung. Vergabe- und haushaltsrechtlich ist diese Vertragsmodalität jedoch nicht (mehr) zulässig.

Der Abschluss von Verträgen unterliegt dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Haushaltsrechtlich sind Verträge daher alle fünf Jahre auf ihre Wirtschaftlichkeit hin zu untersuchen. Zudem können unbefristete öffentliche Dienstleistungsaufträge auf lange Sicht den Wettbewerb zwischen potenziellen Dienstleistungserbringern beeinträchtigen und können vergaberechtsschädlich sein, wenn konkrete wettbewerbliche Bedenken entgegenstehen.

2. Vorbemerkungen

Die Stadt Garching vergibt die ausgeschriebenen Leistungen zum 01.07.2022 im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung neu.

Die Ausschreibung für das Einsammeln und Befördern der Abfälle erfolgt in drei Losen (siehe auch Vertragsentwürfe Anlagen 1a bis 1c):

• LOS 1: Restmüll und Bioabfälle
• LOS 2: Altpapier, Pappe & Kartonagen (PPK)
• LOS 3: Sperrmüll, E-Schrott und Altkühlgeräte

Es kann auf ein Los, zwei oder drei Lose geboten werden. Derjenige Anbieter, der die meisten Punkte für das jeweilige Los erhält, bekommt den Zuschlag.

Die durchzuführenden Leistungen sind in den beigefügten Anlagen 1a-1c  dieser Ausschreibung geregelt. Die Vergütungen sind jeweils im Anhang zu den Anlagen vom Bieter einzutragen. Diese Anlagen sind wesentlicher Bestandteil des Angebotes und werden nach Vergabe unverändert die Grundlage der Beauftragung (Entsorgervertrag/-verträge), wobei die komplette Ausschreibung Basis für die Beauftragung ist.

Die Serviceleistungen, wie sie in den Leistungsverzeichnissen 1a bis 1c beschrieben werden, werden auch künftig für das Einsammeln und Befördern der Abfälle in Garching erwartet.

Grundvoraussetzung für den Anbieter ist die Erfüllung folgender Kriterien:

" Der Einsatz von Front- und Seitenlader ist nicht gestattet und es sind nur Fahrzeuge nach dem Umweltstandard zur Abgas- und Lärmreduzierung zu verwenden (mind. EURO 6).

" Der Bieter verpflichtet sich sowohl dem Grundsatz von "Equal Pay" im Fall des Einsatzes von Leiharbeitern, als auch der geschlechtsunabhängigen Gleichentlohnung (m/w/d) (EntgTranspG). Unabhängig davon ist entweder der Branchenmindestlohn oder falls dieser temporär oder auf Dauer ausgesetzt sein sollte, der gesetzliche Mindestlohn zu bezahlen.

3. Angebot

Die Dienstleistungen werden im Rahmen der E-Vergabe vergeben. Die kompletten Ausschreibungsunterlagen stehen dem Bieter nur auf der Plattform www.deutsch-evergabe.de zum Download bereit. Zur Teilnahme an der Ausschreibung sind die geforderten Unterlagen auch ausschließlich über diese Plattform auf elektronischem Weg hochzuladen.

Das Hochladen der Unterlagen muss bis zu folgendem Termin abgeschlossen sein:

16.11.2021 bis 10.00 Uhr (Submissionstermin)

Fragen und Rügen können von den Bietern nur bis 11.11.2021 bis 12.00 Uhr über die Vergabeplattform www.deutsch-evergabe.de eingereicht werden.

Bietergemeinschaften sind zulässig, wobei ein vertretungsberechtigtes Mitglied der Gemeinschaft für die Rechtsgeschäfte der Vergabestelle zu benennen ist. Diese Vertretungsberechtigung ist der Vergabestelle mit dem Angebot nachzuweisen. Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Jeder Bieter darf nur ein Einzelangebot abgeben. Für den Fall, dass ein Bieter sowohl im Rahmen einer Bietergemeinschaft, als Subunternehmer und/oder ein eigenes Einzelangebot abgibt, trifft den Bieter die Beweislast, dass es zu keiner Zeit einen wettbewerbsverzerrenden bzw. illegalen preisbestimmenden Informationsfluss im Rahmen dieser Ausschreibung gab.

4. Bewertung der Angebote

Für die Bewertung der Angebote sind vier Wertungsstufen eingeräumt, wobei die ersten 3 Wertungsstufen Grundvoraussetzung für die eigentliche Angebotsbewertung darstellen.

Stufe 1:  Formale und inhaltliche Prüfung - Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Unterlagen;

Stufe 2:  Eignungsprüfung - Sichtung der geforderten Nachweise zur Eignung und Zuverlässigkeit;

Stufe 3:  Prüfung der Angemessenheit des Preises

bei Angeboten mit extrem niedrigen Preisen hat der Bieter auf Verlangen die Preiskalkulation der Vergabestelle offenzulegen; Angebot können dann ausgeschlossen werden, wenn sich zeigt, dass diese für den Bieter ruinöse Dumpingpreise sind;

Stufe 4:  Bewertung des wirtschaftlichsten Angebotes (Vergabematrix) mit folgenden Kriterien:

a. Gesamtpreis      max. 100% Punkte

b. Konzepte zur Sicherstellung der Abfuhr  max.   15% Punkte

c. Jahresgehalt eines Fahrers   max.   15% Punkte

d. Konzept zum Reklamationsmanagement  max.   15% Punkte

Aufgrund der vorstehenden Kriterien wird der Zuschlag an den Bieter erteilt, der die meisten Prozentpunkte erreicht (max. 145%). Die Wertung erfolgt je Los getrennt.

Erklärung der Systematik der Vergabekriterien im Einzelnen:

a. Gesamtpreis max. 100%-Punkte

Die Vergabe der Prozente erfolgt hier auf Basis des Preises. Der niedrigste Preis erhält 100% Punkte, wobei die Angemessenheit des Angebotspreises (siehe Dumpingpreise) bereits eine Stufe vor der Bewertung der Vergabematrix geprüft bzw. ausgeschlossen wird. Alle weiteren Preise erhalten einen Abzug je nach Preisunterschied zum niedrigsten Preis in Prozent-Punkten. (Erklärung: liegt der zweit niedrigste Preis 13,5% über dem niedrigsten Preis, so erhält dieser Bieter für das Vergabekriterium "Preis" nur noch 86,5% Punkte.)

b. Konzepte zur Sicherstellung der Abfuhr max. 15% Punkte

Das Konzept zur Sicherstellung der Abfuhr muss transparent darstellen, wie der Auftragnehmer im Falle von Personalwechsel (Kündigung, Krankheit, Urlaub, etc.) sicherstellen kann, dass die Tourenkenntnis (Besonderheiten bei den Bereitstellungsorten, etc.) gegeben ist. Die maximale Punktzahl von 15% bei der Bewertung der Angebote wird dann erreicht, wenn eine schriftliche Dokumentation für die Besonderheiten der Tour vorgelegt wird, welche laufend ergänzt wird oder ein GPS-System oder Vergleichbares, welches diese Besonderheiten dokumentiert, damit diese Besonderheiten der Tour das jeweilige Abfuhrteam vor Ort zur Einsicht hat. Das System ist während der Vertragslaufzeit auf dem Laufenden zu halten. Im Rahmen der Abgabe des Angebotes ist das geplante System beispielhaft für die Stadt darzustellen. Spätestens drei Monate nach Vertragsübernahme ist das System vom Unternehmer einzuführen. Die Benutzung des Systems kann von der Stadt überprüft werden.

c. Jahresgehalt eines Fahrers max. 15% Punkte

Das der Vergabestelle bestätigte Jahresgehalt ist als Mindestlohn über die Vertragslaufzeit den Fahrern zu bezahlen, wobei dies jährlich auf Antrag der Stadt nachzuweisen ist. Es ist der Jahresbruttolohn eines Fahrers OHNE Sozialabgaben jedoch inkl. Weihnachtsgeld, Jahresprämie, etc. anzugeben. Der Bieter, der das höchste Jahresgehalt zahlen wird, erhält 15% Punkte. Alle weiteren Bieter erhalten einen Abzug je nach Preisunterschied zur höchsten angebotenen Jahreszahlung in %-Punkten. (Erklärung: liegt die zweithöchste Jahressumme 10% unter der höchsten Jahressumme, so erhält dieser Bieter für das Vergabekriterium "Jahresgehalt Fahrer" nur 5% Punkte statt der max. Anzahl von 15% Punkten für das höchste Jahresgehalt; es ergeben sich jedoch keine Minus-%-Punkte, wenn das angebotene Jahresgehalt eines Bieters mehr als 15% unter dem höchsten Jahresgehalt liegt; d.h. es gibt für dieses Vergabekriterium dann keine %-Punkte.)

d. Konzept zum Reklamationsmanagement max. 15% Punkte

Das Konzept zum Reklamationsmanagement muss transparent aufzeigen, wie der Auftragnehmer sicherstellt, dass die Reklamationen möglichst für die Stadt Garching kostengünstig behoben werden, inkl. der Kommunikation mit der Stadt. Hier muss transparent ein Konzept dargestellt werden, wie der Bieter Reklamationen behandelt und wie er diese mit der Stadt im Detail kommuniziert. Es ist beispielhaft ein Konzept für Stadt Garching vorzulegen. Dafür erhält der Bieter 15% Punkte.

5. Nachprüfungsstelle für diese Ausschreibung

Nachdem der Bieter einen (vermeintlichen) Vergabeverstoß festgestellt hat, muss dieser innerhalb von 10 Tagen bei der Vergabestelle schriftlich gerügt werden, wobei dies nach diesen Ausschreibungsbedingungen gem. Punkt 2.7. nur bis zum 11.11.2021 um 12:00 Uhr möglich ist.

Wenn ein Bieter einen (vermeintlichen) Vergabeverstoß gegenüber der Vergabestelle ohne Erfolg gerügt hat, steht ihm noch der Weg zur Vergabekammer offen. Der Antrag kann dort formlos über E-Mail oder Fax eingereicht werden.

Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern

D -80534 München  Deutschland / Germany

Telefon  +49 89 2176 2411

Telefax  + 49 89 2176 2847

E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de

Internet: www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html

6. Verbindlichkeitserklärung des Bieters

Mit der Nennung der/s Vornamen, Namen und Funktion/en der rechtsverbindlichen Vertreter/s bestätigt der Bieter die Verbindlichkeit seines Angebotes sowie sein Einverständnis mit den von der Vergabestelle vorgegebenen Ausschreibungsbedingungen. (Textform statt elektronischer Unterschrift).

II. BESCHLUSS:

Der Ausschuss für Bau, Planung und Umweltschutz empfiehlt dem Stadtrat, den Ausschreibungsmodalitäten und den Leistungsverzeichnissen für die Europaweite Ausschreibung für das Einsammeln und Befördern von Rest- und Biomüll, Altpapier, Pappe und Kartonagen sowie Sperrmüll, E-Schrott und Altkühlgeräte in der Stadt Garching bei München zuzustimmen.

Der Erste Bürgermeister wird ermächtigt, nach Abschluss des Vergabeverfahrens die Verträge mit den günstigsten bzw. geeignetsten Anbietern zu unterzeichnen.