BESCHLUSSVORLAGE - 2-BT/783/2021

I. Sachvortrag:

Mit Beschluss vom 23.04.2020 und 25.02.2021 hat der Stadtrat den Standort, Kostenrahmen und das Raumprogramm für die Erweiterung der Schule West freigeben und die Verwaltung ermächtigt, das VGV Verfahren zur Vergabe der Planerleistungen vorzubereiten und durchzuführen.

Die entsprechenden Verfahren wurden auf Grundlage des GWB und VgV durch das Büro Meixner & Partner zusammen mit der Verwaltung vorbereitet und können nun ausgeschrieben werden.

Gemäß § 3 VgV wurden die Auftragswerte für alle zu erwartenden Planungsleistungen für diese Maßnahme, auf Grundlage des vorläufigen angenommenen Kostenrahmens, geschätzt:

Die Planungsleistungen der Objektplanung, Tragwerksplanung und der Technischen Gebäudeausrüstung - Heizung, Lüftung, Sanitär und Elektrotechnik übersteigen den aktuell gültigen Schwellenwert von derzeit 214.000 € und müssen demnach europaweit ausgeschrieben werden. Gemäß § 74 VgV werden diese Ingenieurleistungen im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vergeben.

Die Leistungen werden analog den kommunalen Vertragsmustern stufenweise für die Leistungsphasen 1-6 bei der Tragwerksplanung und 1-9 für die Planungsleistungen der Technischen Gebäudeausrüstung und Objektplanung ausgeschrieben.

Zum Verfahrensablauf:

Zuerst werden die Bewerber anhand von Ausschlusskriterien (Formalien, Berufliche Qualifikation) ausgeschieden.

Danach trifft die Verwaltung zusammen mit dem Büro Meixner & Partner die Auswahl anhand von Bewertungskriterien, anhand derer die Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit der Bewerber, insbesondere jedoch ihre Eignung und Kompetenz für die anstehende Aufgabe überprüft wird und bewertet die Nachweise und Referenzen.

Die 3-5 Büros mit den meisten Punkten werden so ermittelt und zu Auftragsverhandlungen eingeladen.

Die Auftragsverhandlungen werden durch ein Verhandlungsgremium geführt, welches anhand von Zuschlagskriterien aus den geladenen Büros, diejenigen ermittelt, welche den Auftrag für die jeweilige Leistung erhalten soll. Die Eignungs- und Zuschlagskriterien mit Gewichtung, sind in der Anlage dargestellt und sind Bestandteil der Bekanntmachungen. Die jeweiligen Bekanntmachungen sind ebenfalls in der Anlage vollständig ausgefüllt, beigefügt.

Den Zuschlag erhält der Bieter, dessen Verhandlungsergebnis im Rahmen vorstehend genannter Kriterien und deren Gewichtung die bestmögliche Leistungserfüllung erwarten lässt.

Auf Grund der Corona Pandemie sollte das Gremium zur Führung der Verhandlungsgespräche aus Sicht der Verwaltung und dem Büro Meixner & Partner möglichst klein gehalten werden. Folgende Zusammensetzung des Gremiums zur Führung der Verhandlungsgespräche wird daher vorgeschlagen:

-          Erster Bürgermeister Herr Dr. Gruchmann

-          Herr Klaus Zettl, Geschäftsbereichsleiter GB 2

-          Frau Olga Stein, Fachbereichsleiterin Bautechnik (Verwaltung)

-          Frau Nadine Peters, Hochbau (Verwaltung)

-          Frau Barbara Mühlbauer, Vergabestelle - oder alternativ 2 Mitglieder des Bau-Planungs- und

            Umweltausschuss.

Der Bau-Planungs- und Umweltausschuss hat in der Sitzung am 06.07.2021 die Vergabestelle -

Frau Mühlbauer –  als Teilnehmer im Verhandlungsgremium benannt.

Um alle Fristen und notwendigen Termine einhalten zu können, wird vorgeschlagen, dass der Erste Bürgermeister zum Abschluss sämtlicher (mit diesen Ausschreibungen in Verbindungen stehenden) Verträgen ermächtigt wird. Der Stadtrat wird über das Ergebnis der Vergabeverfahren informiert. 

Kurze Terminübersicht:

30.07.2021 Veröffentlichung der Bekanntmachung mit allen Unterlagen

26.08.2021 Schlusstermin Eingang Teilnahmeanträge

Prüfung und Auswertung der Teilnahmeanträge bis 30.09.2021

18.10.2021 Verhandlungsgespräche Objektplanung

21.10.2021 Verhandlungsgespräche Tragwerksplanung

25.10.2021 Verhandlungsgespräche Technische Gebäudeausrüstung – HLS

28.10.2021 Verhandlungsgespräche Technische Gebäudeausrüstung – ELT

19.11.2021 Auftragsvergaben

Nach Zustimmung durch den Stadtrat wird das Verfahren, wie dargelegt, eingeleitet und durchgeführt.

Der Bau-, Planungs- und Umweltausschuss hat in seiner Sitzung am 06.07.2021 einstimmig beschlossen, dem Stadtrat zu empfehlen, die Freigabe für die Vergabeverfahren für die Objektplanung, Tragwerksplanung und der Technischen Gebäudeausrüstung - Heizung, Lüftung, Sanitär und Elektrotechnik und die Zustimmung zu den vorgestellten Auswahlkriterien und deren Gewichtung zu erteilen und das Verhandlungsgremium in oben genannter Form zu bestimmen.

II. BESCHLUSS:

Der Stadtrat nimmt den Sachvortrag zur Kenntnis und beschließt

-          die Freigabe für die Vergabeverfahren für die Objektplanung, Tragwerksplanung und der Technischen Gebäudeausrüstung - Heizung, Lüftung, Sanitär und Elektrotechnik zu erteilen

-          die Zustimmung zu den vorgestellten Auswahlkriterien und deren Gewichtung zu erteilen

-          das Verhandlungsgremium in oben genannter Form zu bestimmen und

-          den Erste Bürgermeister zum Abschluss sämtlicher (mit diesen Ausschreibungen in Verbindungen stehenden) Verträgen zu ermächtigen.