BESCHLUSSVORLAGE - BM-IT/030/2022

I. Sachvortrag:

Zum 31. Oktober 2022 laufen die bisherigen Lizenz-Verträge mit Microsoft aus. Die Firma SoftwareONE Deutschland GmbH ist Ansprechpartner der Stadt Garching für Microsoft-Lizenzen und Microsoft-Verträge sog. Microsoft „Software Assurance“ (SA-Vertrag).

Der SA-Vertrag beinhaltet die Lizenzen für alle Arbeitsplätze mit Windows, Office, Zugriffslizenzen auf Datenbankserver, Mailserver, Remotedesktopserver sowie aller im Einsatz befindlichen Microsoft Serverlizenzen. Diese Lizenzen sind für das Rathaus mit Bücherei (inkl. Homeoffice) und die Aussenstellen wie Bauhof, Kindergärten, Horte und Sportanlagen.

Da die Lizenzen und Verträge im Rahmen des bestehenden Rahmenvertrags des Bundesministeriums des Inneren geschlossen werden und die Preise somit feststehen, liegt hierzu kein Alternativangebot vor. Die Kosten belaufen sich in den nächsten 3 Jahren auf 50.909,96 € pro Jahr (zzgl. Mwst.) für den SA Vertrag und einmalig 26.108,00 € (zzgl.Mwst.) zur Anpassung des aktuellen Lizenzbestandes. Die Lizenzen verlängern sich mit dem SA-Vertrag um 3 Jahre, so dass das Vertragsvolumen insgesamt 152.729,88 € (zzgl. MwSt.) beträgt. Die Kosten sind im Vergleich zum ablaufenden Vertragszeitraum gestiegen, da sich die Anzahl der digitalen Arbeitsplätze erhöht hat und der Bereich Homeoffice dazugekommen ist.

Gemäß Art. 43 Abs. 1 und 2 GO i.V.m. §7 Abs. 3 Nr. 1 Buchst. a) 1. Spiegelstrich der GeschO der Stadt Garching ist für die Genehmigung der Lizenzverlängerung der Haupt- und Finanzausschuss (HFA) zuständig.

Bei Auslauf des bestehenden Vertrags zum 31. Oktober 2022 ohne unmittelbare Verlängerung, verblieben die Lizenzen auf dem momentanen Versionsstand und sind nicht mehr für zukünftige Produktversionen gültig. Durch den Abschluss bzw. Verlängerung des SA Vertrags ist die Stadt Garching weiterhin berechtigt ohne weitere Updatekosten die jeweils aktuellste Version der lizensierten Systeme einzusetzen. Ein „Wiedereinstieg“ in die abgelaufenen Verträge ist grundsätzlich nicht bzw. in der Regel nur zu schlechteren Konditionen möglich.

Besonders im Serverbereich, wo einzelne Lizenzen teilweise 6.000 EUR und mehr kosten, rechnet sich der SA Vertrag. Zusätzlich zu den Lizenzen beinhaltet der SA Vertrag Zugang zu nichtöffentlichen Hotfixes, dem Microsoft Developer Network sowie Gutscheine für Microsoftfortbildungen und natürlich den Telefonsupport für alle eingesetzten Microsoft Systeme.

II. BESCHLUSS:

Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, den Microsoft-Software Assurance (SA-Vertrag) für weitere 3 Jahre (01.11.2022 bis 31.10.2025) zur Verlängerung