BESCHLUSSVORLAGE - BM-IT/031/2022

I. Sachvortrag:

1. Rechtslage

Das Bayerische EGovernment Gesetz (BayEGovG) sieht vor, dass für Kommunen eine Verpflichtung zum digitalen Angebot von Verwaltungsleistungen besteht, soweit die Umsetzung wirtschaftlich und zweckmäßig ist (Art. 4 Abs. 1 Satz 1, Art. 1 Abs. 1 BayEGovG).

Das BayEGovG hat für Bürger und Unternehmen bereits eine Reihe von Rechten festgelegt, z.B.

• elektronischer Zugang zur Verwaltung,
• sichere, verschlüsselte elektronische Kommunikation mit der Verwaltung,
• schriftformersetzende Kommunikation,
• elektronische Inanspruchnahme aller geeigneter Behördendienste,
• elektronische Durchführung von Verwaltungsverfahren einschließlich Bereitstellung der erforderlichen elektronischen Formulare.

Das OZG ist ein Bundesgesetz. Es verpflichtet die Kommunen im Ergebnis, die wichtigsten Verwaltungsleistungen in digitaler Form anzubieten. Nach bestehenden gesetzlichen Vorgaben besteht eine Frist für die Umsetzung bis zum 31.12.2023.

2. Aktuelle Situation

Derzeit werden seit zehn Jahren von der Stadt Garching insgesamt drei eigene Online-Dienste im Bürgerservice Portal angeboten:

Auszug BayernPortal, eigene Online-Dienste (Stand 14.09.22)

3. Umsetzungsmöglichkeiten

Zur Umsetzung kann auf folgende Lösungen zurückgegriffen werden:

• Online-Dienste (z.B. BSP/AKDB)
• Digitaler Werkzeugkasten (z.B. XIMA, AKDB, Jüngling-Verlag)
• Zentrale Online-Anträge/„Einer für Alle“ (EfA)

Das Angebot von Online-Diensten bietet nicht nur dem Bürger einen Mehrwert. Auch die Verwaltung kann davon profitieren und entlastet werden, da z.B. durch entsprechende Schnittstellen eine weitere Datenerfassung überflüssig wird. Aktuell ist das bereits bei den Briefwahlanträgen der Fall[1], bei denen die Wahlscheine direkt aus dem Fachverfahren erstellt werden können.

Da die bestehende Schnittstelle bereits bezogen wurde, sollen die Online Dienste bei der AKDB genutzt bzw. erweitert werden.

4. Kosten

4.1 Einmalige Kosten

Grundlage für die nachstehende Kostenermittlung ist das aktualisierte Angebot der AKDB vom März 2022, dass nach Mitarbeitergesprächen hinsichtlich der sinnvollen weiteren Online-Dienste verwaltungsintern angepasst wurde.

Im Formularcenter sind fünf Fachdienste enthalten. Alle weiteren aktuell verfügbaren Fachdienste werden kostenfrei durch die AKDB zur Verfügung gestellt.

Die angebotenen Online-Dienste belaufen sich auf einmalige Kosten in Höhe von 4.801,22 €. Im Übrigen wird auf Anlage 1 (Excel-Liste Übersicht Dienste mit Kosten) verwiesen.

Alternativ stehen auch Lösungen anderer Anbieter zur Verfügung.
 

4.2 Laufende Kosten

Für die Dienste des Bürgerserviceportals sind die laufenden Kosten der ersten vier Jahre bereits in den einmaligen Kosten enthalten. Beim Formularcenter ist das bei den ersten drei Jahren der Fall.

Es ergeben sich laufende Kosten, wie in Anlage 1 dargestellt. Nach 3 Jahren sind das 1680,00 €/Jahr, nach 4 Jahren 3.595,01 €/Jahr.

Weitere Kosten fallen für die Vorgangsabwicklung im Bürgerserviceportal (z.B. Bestellung Personenstandsurkunden, SEPA, Wohnungsgeberbestätigung) an. Diese liegen bei 0,16365 €/Vorgang.

5. Finanzierung[2]

Die Förderrichtlinie digitales Rathaus (FöRdR) sieht eine Förderung der Kosten für die Anschaffung und Einrichtung von Software zur erstmaligen Bereitstellung von Onlinediensten mit oder ohne Fachverfahren sowie ggf. Lizenzkosten (z.B. Einbindung Fachverfahren) für maximal zwei Jahre vor. Nicht zuwendungsfähig sind laufende Kosten und Eigenleistungen.

Die Bagatellgrenze für eine Förderung liegt bei 2.500 € (brutto). Das Zuwendungsprogramm ist befristet bis 30.09.2023. Ohne die Einbindung des Formularcenters liegt die Umsetzung damit unter der Bagatellgrenze.

Die Zuwendung wird in Höhe von 80 % der zuwendungsfähigen Ausgaben gewährt. Der Förderhöchstbetrag liegt bei 20.000 €/Gemeinde.
Bezogen auf die Kostenermittlung unter Nr. 4.1 (ca. 24.006,12 €) liegt damit die Förderung bei 19.204,90 €; es verbleibt ein Eigenanteil der Verwaltung  in Höhe von 4.801,22 €.

Die Beantragung der Zuwendung erfolgt bei der Regierung von Unterfranken. Folgende Unterlagen sind dabei vorzulegen:

• Aufgegliederte Darstellung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben in Angeboten,
• Erklärung, dass keine weiteren öffentlichen Zuwendungen beantragt/bewilligt wurden,
• Erklärung, ob neben der BayernID die Basisdienste Postkorb und E-Payment des BayernPortals genutzt werden,
• Bestätigung hinsichtlich erstmaligen digitalen Angebots, Optimierung für mobile Endgeräte, Anbindung an BayernID und Angebot von mindestens 20 Online-Diensten (mit Bestand).

Entsprechend den FAQ[3] ist dem Förderantrag auch ein Beschluss beizufügen. Eine Abstimmung des weiteren Vorgehens mit der Sitzungsplanung der Verwaltungsgemeinschaft Garching ist daher erforderlich.

6. Weiteres Vorgehen

In einem ersten Schritt sollten relevante Online-Dienste ermittelt werden, die zusätzlich angeboten werden können. Die Einbindung der Dienste wird zwangsläufig Veränderungen beim Arbeitsablauf mit sich bringen. Daher ist es wichtig, dass sich alle Mitarbeiter/innen aktiv in diese Umstellung mit einbringen.
Eine Orientierung hinsichtlich der möglichen Online-Dienste bietet u.a. die Internetseite https://www.egovkommune.de/akdb/egov­kommune (AKDB). Die unter dem Menüpunkt Bürgerservice dargestellten und testbaren Dienste entsprechen dem Bürgerserviceportal. Die Dienste des Formularcenters sind unter dem Menüpunkt KomX-Formulare (https://akdb.komx­formu­lar­center.de/) zu finden.

Diese Dienste sollten nach Umsetzbarkeit (Wirtschaftlichkeit, Finanzierung, Personalbedarf) bewertet und priorisiert werden. Zumindest bis zu diesem Punkt sollte eine Entscheidung 2022 erfolgen, um der eingeräumten Ermessensentscheidung des Art. 4 Abs. 1 BayEGovG aber auch bei der Ausfüllung des Spielraums der zu erwartenden Regelung des Art. 53b Abs. 1 BayDiG-E gerecht zu werden.

Im Rahmen der Gespräche mit den Mitarbeitern/innen wird das Angebot folgender Online-Dienste als sinnvoll angesehen:

1. Bürgerserviceportal
   1. SEPA E-Mandat
   2. Wohnungsgeberbestätigung
   3. Geburtsurkunde
   4. Eheurkunde
   5. Lebenspartnerschaftsurkunde
   6. Sterbeurkunde
   7. Meine Meldedaten
   8. Bescheid-Widerspruch

2. Formularcenter
   1. Anmeldung zur Hundesteuer
   2. Abmeldung zur Hundesteuer
   3. Antrag auf Gestattung einer vorübergehenden Gaststättenerlaubnis (§12 GastG)
   4. Antrag auf Sondernutzung öffentlicher Verkehrsflächen
   5. Meldung einer Veranstaltung

Hinsichtlich der Finanzierung ist die aktuelle Befristung des Förderprogramms bis 30.09.2023 zu beachten. Soweit ein zeitnaher Ausbau des Online-Angebots erfolgen soll, sind unter Berücksichtigung der schon vorhandenen Online-Dienste zumindest zehn weitere Dienste neu anzubieten, um die Fördervoraussetzungen erfüllen zu können.

Die Einholung der Angebote ist im Rahmen einer Verhandlungsvergabe nach UVgO möglich. Bei entsprechend ausführlicher Begründung erscheint auch die Anforderung nur eines Angebotes möglich (z.B. Wechsel des Anbieters/BSP, technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten).[4]
Aufgrund des bereits seit 2017 eingesetzten und mit den vorhandenen Fachverfahren (OK.EWO) verbundenen Bürgerserviceportals der AKDB sollte diese Möglichkeit weiterverfolgt werden.

Zur Beantragung der Förderung muss bereits eine entsprechende Beschlussfassung durch die Gemeinschaftsversammlung vorliegen und die eingeholten Angebote vorgelegt werden.

[1] z.B. BTW 2021: 5.315 Briefwahlanträge, davon 1.272 über BSP

[2] vgl. Überblick: https://www.digitales-rathaus.bayern/foerderprogramm/ueberblick.html

[3] vgl. FAQ: https://www.digitales-rathaus.bayern/service/faq.html (Förderrechtliche Fragen)

[4] vgl. FAQ: https://www.digitales-rathaus.bayern/service/faq.html (Förderrechtliche Fragen)

II. BESCHLUSS:

Der Haupt- und Finanzausschuss der Stadt Garching nimmt den Sachvortrag zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung für die Umsetzung der oben genannten Online Dienste